Job Description

Titre du poste : Réceptionniste Bilingue
Durée du contrat : 6 mois
Lieu : Montréal, Bureau (sur place)
Taux de rémunération : $22.00- 23.00/hour

Responsabilités principales :

• Recevoir et transférer les appels efficacement.
• Accueillir et enregistrer les visiteurs, en assurant une expérience de réception professionnelle et conviviale.
• Fournir des informations de base au personnel et aux clients selon les besoins.
• Mettre en œuvre les procédures d'ouverture et de fermeture du bureau, y compris les lumières et les portes.
• Traiter le courrier et les messages, et gérer les fax entrants et sortants.
• Superviser la gestion des salles de conférence, y compris le soutien de restauration.
• Maintenir la zone d'attente des visiteurs, en s'assurant qu'elle soit propre et accueillante.
• Soutenir les activités et opérations quotidiennes du bureau.
• Coordonner avec le gestionnaire des opérations pour résoudre les problèmes d'installation et effectuer des appels de service.
• Traiter rapidement et avec précision les factures des fournisseurs.
• Rédiger des correspondances standard et personnalisées, préparer des envois postaux (étiquettes, enveloppement, assemblage de documents, etc.).
• Effectuer d'autres tâches administratives pour soutenir les objectifs de l'équipe.

Qualifications :

• Diplôme d'études secondaires requis ; une formation post-secondaire est un atout.
• Expérience antérieure dans une entreprise de services professionnels préférée.
• Maîtrise de Google Suite et de Microsoft Office/365.
• Bilinguisme (anglais/français) obligatoire.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Orientation service client avec d'excellentes compétences d'écoute.
• Capacité à communiquer efficacement avec l'équipe, le personnel et les clients.
• Excellent jugement et solides compétences en résolution de problèmes.
• Capacité à s'adapter, à respecter des délais serrés et à être flexible.
• Capable de réorganiser le travail en fonction des priorités changeantes.
• À l'aise avec les fonctionnalités logicielles intermédiaires et la technologie ; prêt à s'adapter, apprendre et investir dans la formation continue.

Main Responsibilities:

• Handle incoming and outgoing calls
• Welcome and register visitors
• Provide basic information to staff and customers
• Perform office opening and closing procedures (e.g., lights, doors)
• Process mail and messages; receive and distribute faxes
• Manage conference rooms, including catering support as needed
• Maintain the visitor waiting area
• Support daily office activities
• Resolve installation issues with the operations manager and place service calls
• Process supplier invoices
• Draft standard and personalized correspondence; prepare mailings (labels, envelopes, document assembly)
• Perform other administrative tasks to support the team's objectives

Experience Required:

• High school diploma required; post-secondary education is an asset
• Previous experience in a Professional Services Firm preferred
• Proficiency with Google Suite is a must
• Proficiency with Microsoft Office/365 is a must
• Bilingual in English and French
• Strong written and verbal communication skills
• Customer service oriented
• Good listening skills and ability to communicate effectively with team members, staff, and customers
• Excellent judgment and problem-solving abilities
• Ability to adapt, meet tight deadlines, and be flexible
• Capable of reorganizing work according to changing priorities
• Comfortable with intermediate software functions and technology; ability to adapt, learn, and pursue continuing education