Job Description

One of our clients is a leading construction company specializing in residential and commercial projects. With a track record of excellence spanning many years, they are dedicated to delivering top-quality construction solutions while fostering a collaborative and innovative work environment. They are currently seeking a talented Bilingual Executive Assistant to join their team and support the President in driving our company's continued success.

Position Overview: As a Bilingual Executive Assistant, you will play a pivotal role in providing high-level administrative support to the President. You will be responsible for managing the President's schedule, coordinating meetings and travel, and assisting with various administrative tasks. This position requires exceptional organizational skills, attention to detail, and proficiency in both French and English

Key Responsibilities:

• Manage the President's calendar, scheduling appointments, meetings, and conference calls.
• Coordinate domestic and international travel arrangements, including flights, accommodations, and itineraries.
• Prepare and edit correspondence, reports, and presentations in both English and French.
• Act as a liaison between the President and internal/external stakeholders.
• Attend meetings, take minutes, and distribute relevant information to team members.
• Assist in preparing meeting agendas and materials.
• Handle confidential information with discretion and professionalism.
• Conduct research and compile data for various projects and reports.
• Perform general administrative tasks such as filing, scanning, and organizing documents.
• Collaborate with other team members to ensure efficient office operations.

Qualifications:

• Proven experience as an Executive Assistant or similar role.
• Fluent in both English and French.
• Strong organizational and time-management skills.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Excellent communication and interpersonal abilities.
• Exceptional attention to detail and accuracy.
• Ability to handle multiple tasks and prioritize effectively.
• Discretion and confidentiality in dealing with sensitive information.
• Bachelor's degree or equivalent experience preferred.

L'un de nos clients est une entreprise de construction de premier plan spécialisée dans les projets résidentiels et commerciaux. Forte d'un historique d'excellence s'étalant sur de nombreuses années, elle est dédiée à la fourniture de solutions de construction de haute qualité tout en favorisant un environnement de travail collaboratif et innovant. Actuellement, elle recherche un(e) talentueux(se) Assistant(e) Exécutif(ve) Bilingue pour rejoindre son équipe et soutenir le Président dans la poursuite du succès continu de notre entreprise.

Aperçu du poste : En tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve) Bilingue, vous jouerez un rôle central en fournissant un soutien administratif de haut niveau au Président. Vous serez responsable de la gestion de l'agenda du Président, de la coordination des réunions et des déplacements, ainsi que de l'assistance dans diverses tâches administratives. Ce poste nécessite des compétences organisationnelles exceptionnelles, une grande attention aux détails et une maîtrise du français et de l'anglais.

Responsabilités principales :

• Gérer le calendrier du Président, planifier les rendez-vous, réunions et appels téléphoniques.
• Coordonner les arrangements de voyages nationaux et internationaux, y compris les vols, les hébergements et les itinéraires.
• Préparer et éditer la correspondance, les rapports et les présentations en français et en anglais.
• Servir de liaison entre le Président et les parties prenantes internes/externes.
• Assister aux réunions, prendre des notes et distribuer les informations pertinentes aux membres de l'équipe.
• Aider à la préparation des ordres du jour et des documents pour les réunions.
• Gérer les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme.
• Effectuer des recherches et compiler des données pour divers projets et rapports.
• Effectuer des tâches administratives générales telles que le classement, la numérisation et l'organisation de documents.
• Collaborer avec les autres membres de l'équipe pour assurer le bon fonctionnement du bureau.

Qualifications :

• Expérience avérée en tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve) ou dans un rôle similaire.
• Maîtrise courante du français et de l'anglais.
• Solides compétences en organisation et en gestion du temps.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Grande attention aux détails et précision.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités efficacement.
• Discrétion et confidentialité dans le traitement d'informations sensibles.
• Diplôme universitaire ou expérience équivalente préférés.